Løsningen understøtter hele processen fra bestilling af en vikar til lønudbetaling og kontering af udgiften og det letter administration i lokale, kommunale og regionale vikarbureauer.
Vikarbooking er fuld integreret med produkterne Tjenestetid og MinTid og sikrer dermed korrekt lønudbetaling via Silkeborg Løn. Fakturering og automatisk bogføring af udgifter og indtægter sikrer hurtigt overblik over vikarydelserne.
Vikarbureauet
Vikarbureauets opgaver omkring vikarhåndteringen løses i vagtplansystemet – Tjenestetid. Du kan opbygge dine egne oversigter og registre over tilknyttede vikarer. Vikarbureauets opgaver som understøttes af løsningen er bl.a.:
- Bestillingsliste – vikarbureauet kan via en bestillingsliste hurtigt få et overblik over de bestillinger, som de enkelte afdelinger i organisationen har afgivet på vagter
- Kandidatliste – via kandidatlisten får vikarbureauet et hurtigt overblik over mulige kandidater til efterspurgte vagter. Både tilgængelighed og kompetencematch fremgår af kandidatlisten.
- Vikarregistrering – fra kandidatlisten tildeles vagter til vikaren
- Registreringslisten – vikarbureauet kan via listen se de registreringer, der er lavet for en afdeling eller en bestilling.
- Automatisk bogføring af udgifter og indtægter.
Som supplement til den digitale understøttelse, kan vikarbureauet bl.a. udskrive en 'Vikarkandidatliste' der viser disponible vikarer, 'Personlig arbejdstidsplan pr. vikar' og en 'Arbejdstidsplan med vikarbestillinger'.
Vagtplanlæggeren/den decentrale leder
Løsningen giver vagtplanlæggeren/den decentrale leder mulighed for, at bestille en vikar direkte i en åben arbejdstidsplan i vagtplansystemet - Tjenestetid. Med en enkelt funktionstast åbnes bestillingsbilledet, hvor ønske om stilling, årsag, vagttype, dato og klokkeslæt udfyldes. Der er også mulighed for at angive ønsker til kvalifikationer hos vikaren, samt skrive uddybende bemærkninger til vikarbureauet.
Vagtplanlæggeren kan angive en deadline for tilbagemelding til vikarbureauet. Man kan også følge status i arbejdstidsplanen, dvs. om sagen er under behandling, vikaren er tildelt eller afvist mv.
Vikaren
Vikarer, der er tilknyttet vikarbureauet, indtaster selv ønsker til vagter og/eller frihed via MinTid, hvor den enkelte vikar har adgang til sin egen vagtplan. Hermed synliggøres hvornår vikaren er disponibel for tildeling af vagter via vikarbureauet. Vikaren kan via MinTid se sin egen mødeplan, og dermed tildelte vagter for den kommende periode.
Se vagtplanen på mobilen
Vi har udviklet en app, MinTid, som sikrer at brugeren altid har sin opdaterede vagtplan lige ved hånden. Med MinTid app'en kan brugeren bl.a. se den opdaterede vagtplan, informationer om den enkelte vagt og ansættelsesinformationer.
En integreret del af vagtplansystemet Tjenestetid
Vikarbooking er en integreret del af det eksisterende vagtplansystem Tjenestetid, og brugergrænsefladen og brugervenligheden er derfor kendt af brugerne. Vikarbureauet håndterer hele administrationen via Tjenestetid, ligesom vagtplanlæggeren/den decentrale leder laver bestilling af en vikar direkte i arbejdstidsplanen i Tjenestetid
